Courriers électroniques professionnels.

Objectifs

• Évaluer la prévalence de l’usage de la messagerie électronique.
• Caractériser ses modes d’utilisation.
• Décrire le vécu des utilisateurs.

Méthode

Du 23 au 27 novembre 2009 inclus, enquête exploratoire au cabinet médical à l’aide d’un questionnaire anonyme auprès de tous les salariés s’y présentant.

Résultats

Les questionnaires ont été saisis par 110 enquêteurs.
Près de 30% des sujets interrogés ont refusé de participer.
Plus d’un tiers des salariés interrogés n’avait pas de messagerie professionnelle, mais 2,5 % d’entre eux recevaient des courriels professionnels sur leur messagerie personnelle.

La messagerie occupe une place centrale dans le travail pour 77,6 % des 2 014 salariés ayant déclaré recevoir des courriels professionnels (52 % d’hommes, âge moyen : 37,5 ans).

La prise de connaissance des messages est réalisée pratiquement en temps réel par 93 % des utilisateurs et 44 % consultent leur messagerie hors du temps de travail.

Près de 30% reçoivent plus de 40 courriels quotidiens et certains plusieurs centaines ; la moitié des courriels sont reçus ’pour action’.Les utilisateurs envoient en moyenne quotidiennement 20 courriels (médiane 10) et passent 20 % de leur temps de travail à traiter les messages.

Pour 81 % des utilisateurs, la messagerie est une aide et ils s’en servent sans problème, même si pour près d’un tiers d’entre eux, c’est aussi une gêne.

Plus de 88 % estiment qu’une conversation téléphonique, un entretien ou une réunion auraient été plus appropriés que certains courriels reçus.

Pour 22 %, la messagerie contribue à augmenter la charge de travail.

Seuls 10 % des utilisateurs se disent stressés par la messagerie électronique. Ils estiment quecelle-ci contribue à augmenter la charge de travail (p<0,001 ; OR 7,14 [IC95 % : 4,95-10,20]), pensent souvent qu’un autre mode de communication serait plus approprié (p<0,05 ; OR 2,96 [1,09-8,03]), passent au moins 40 % de leur temps sur leur messagerie (p<0,05 ; OR 2,7 [1,02-7,38]). Un ’commentaire’ – souvent à forte charge émotionnelle – a été exprimé par 14 % des salariés interrogés.

Conclusion

Deux tiers des salariés interrogés disposent d’une adresse électronique professionnelle. Pour près de 80 % d’entre eux, les courriels sont devenus un outil incontournable. Ces résultats renvoient à une réflexion sur l’organisation du travail, les règles de bon usage, la formation des utilisateurs (émetteurs et récepteurs) et le « handicap technologique » (environ 8 % de l’échantillon).

Objectives

• To evaluate the prevalence of electronic mail usage
• To characterise the ways in which electronic mail is used
• To describe the experiences of electronic mail users

Method
From November 23rd to 27th 2009 inclusive, we carried out an exploratory survey at our medical office, by asking all the employees attending to complete an anonymous questionnaire.

Results
The data from the questionnaires was input by 110 interviewers. Almost 30% of the subjects approached refused to participate. More than one third of the employees questioned had no professional e-mail address, but 2.5% of these employees received professional messages via their personal e-mail addresses.
Electronic mail occupied a key position in their work for 77.6% of the 2,014 employees who declared that they received professional messages (52% men, mean age 37.5 years).
Messages were read essentially in real time by 93% of users, and 44% consulted their messages outside of working hours.

More than 30% of those interviewed received more than 40 messages daily and some received hundreds; most of the messages received “require action”.
The users sent a mean of 20 messages daily (median, 10), and spent 20% of their working time dealing with messages.
For 81 % of users, electronic mail was seen as an aid, which they were able to use without problem, although, for almost a third of users, it was also a hindrance. More than 88% of those interviewed felt that a telephone conversation, interview or meeting would have been more appropriate than some of the messages they received.

Overall, 22 % of users considered that electronic mail increased their workload.
Only 10 % of users said that they were stressed by the use of electronic mail. These workers estimated that electronic mail increased their workload (p<0.001; OR 7.14 [95% CI: 4.95-10.20]). They often felt that another mode of communication would be more appropriate (p<0.05; OR 2.96 [95% CI: 1.09-8.03]). They frequently spent at least 40% of their time dealing with electronic mail (p<0.05; OR 2.7 [95% CI: 1.02-7.38]). A “comment” — often highly emotionally charged — was expressed by 14%