Du bon usage de la messagerie électronique professionnelle chez les salariés utilisateurs réguliers en Île-de-France

Docteurs Patrice Manillier1) 2), Jacques Alcouffe1) 2), Pascal Fau-Prudhomot1) 2), Yves Jarzuel1), Chloé Leroy1) 2), Victoria Mora1) 2), Marie-Laure Sanchez-Bréchot1) 2), Pierre-Yves Montéléon2), Magali Noyé3)

  1. médecin du travail ACMS
  2. conseiller technique du Comité d’Etudes Epidémiologiques de l’ACMS
  3. secrétaire médicale ACMS

Cet article a fait l’objet d’une communication affichée lors du 32e Congrès de Médecine et Santé au travail, Clermont-Ferrand, 5-8 juin 2012

Résumé

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Objectifs

Evaluer le volume de courriels reçus et envoyés, les délais et moyens utilisés, l’existence d’une formation et de règles d’utilisation de la messagerie électronique, le vécu professionnel et l’état psycho-émotionnel des utilisateurs.

Méthode

Enquête épidémiologique par questionnaire standardisé, appliqué aux utilisateurs réguliers d’une messagerie électronique professionnelle, lors d’un examen médical périodique du 7 au 25 mars 2011. Le questionnaire comportait une évaluation du stress perçu au moyen d’une échelle visuelle analogique (EVA) et de l’état psycho-émotionnel par l’échelle HAD (Hospital Anxiety and Depression scale).Résultats Les 1 381 questionnaires exploités ont été saisis par 57 enquêteurs. L’échantillon est constitué de 53 % d’hommes et 47 % de femmes, (âge moyen 40 ans) dont 61 % étaient cadres. Les nombres moyens quotidiens de courriels étaient 24 reçus et 26 rédigés. 25% des utilisateurs jugeaient insuffisants les délais pour agir ou répondre aux courriels. Seuls 18 % avaient bénéficié d’une formation à l’utilisation de la messagerie. Près de 40 % signalaient l’existence de règles d’utilisation. Le niveau moyen de stress perçu mesuré à l’aide de l’EVA était de 30 mm. Avec un seuil de stress à plus de 60 mm, l’échantillon comprend 13 % de ’stressés’. L’existence d’une symptomatologie anxio-dépressive (HAD globale) est retrouvée chez 23,3 % des utilisateurs. Les facteurs liés à la présence de troubles anxio-dépressifs sont : le statut d’agent de maîtrise ou d’employé (OR 1,85), le délai insuffisant pour répondre ou agir (OR 2,13), l’absence de formation (OR 2,03), les interruptions trop fréquentes dans le travail (OR 1,88). Les facteurs liés à la présence de stress perçu (EVA) sont : le délai insuffisant pour répondre ou agir (OR 2,21), la difficulté de traitement des courriels (OR 1,96).

Discussion

Plus que le volume de courriels envoyés ou reçus, c’est le manque de temps pour les traiter et les interruptions qu’ils provoquent dans les activités programmées, qui semblent les plus préjudiciables. La difficulté de rédaction de certains courriels vient ajouter au désagrément. Bien que la messagerie ait modifié les relations inter-personnelles dans l’entreprise, l’influence de la position socio-professionnelle persiste dans l’état psycho-émotionnel des utilisateurs (agents de maîtrise et employés). La prévention du mal-être des utilisateurs passe par la formation aux fonctionnalités de l’outil et par une action sur l’organisation du travail : effectuer une juste évaluation de la charge de travail afin d’allouer un temps suffisant pour traiter et rédiger les courriels, limiter les interruptions intempestives du travail.

Abstract : Good use of professional electronic mail among regular users working in Ile-de-France 

Objectives

To evaluate the numbers of messages received and sent, the time allowed for responses, the existence of training and rules for the use of electronic mail, professional experience of electronic mail use and the psychoemotional state of users.

Method

We carried out an epidemiological survey, based on a standardised questionnaire administered to regular users of professional electronic mail, during regular medical examinations between March 7th and 25th 2011. The questionnaire included an evaluation of the stress felt, based a visual analogue scale (VAS), and an assessment of psychoemotional state, based on the Hospital Anxiety and Depression Scale (HAD).

Results

The 1381 completed questionnaires were analysed by 57 investigators. The sample consisted of 53% men and 47% women (mean age: 40 years, 61% executives). A quarter of users felt that they did not have long enough to respond to messages. Only 18% had received training on the use of electronic mail. Almost 40% reported the existence of rules for the use of professional electronic mail. The perceived stress level, as assessed with a VAS, was 30 mm. Taking 60 mm as the threshold for stress, this sample included 13% of individuals considered “stressed”. Symptoms of anxiety/depression (HAD total score) were found in 23.3% of users. The factors linked to the presence of anxiety/depression were: employment status (management or simple employee; OR 1.85), having too little time to respond or act (OR 2.13), a lack of training (OR 2.03) and too many interruptions when working (OR 1.88). The factors linked to perceived stress (VAS) were: having too little time to respond or act (OR 2.21) and difficulties dealing with messages (OR 1.96).

Discussion

The lack of time to deal with messages and the disruption of planned activities caused by messages posed greater problems than the numbers of messages sent or received. Difficulties writing certain messages complicated matters further. Electronic mail has modified interpersonal relationships within companies, but the influence of socio-professional position persists in the psychoemotional state of users (management/employees). Users can be made to feel more at ease by training in the functionalities of this tool and by actions concerning work organisation: the workload should be evaluated correctly, to ensure that enough time is made available for the processing and writing of messages, limiting inopportune interruptions during work.