Bien-être au travail : Comment le SIST peut accompagner une entreprise dans ses changements de locaux et d’organisation ?

Sonia Bahiri, Ergonome, Docteur Régine Codron, Médecin du Travail
Association interprofessionelle des Centres Médicaux et Sociaux de Santé au travail en région Île-de-France (ACMS), 55 rue Rouget de Lisle, 92150 Suresnes
www.acms.asso.fr

Ce diaporama a été présenté lors d’une communication orale en langue anglaise, au congrès « Wellbeing at work in a changing world : challenges and opportunities  », qui s’est tenu du 22 au 24 mai 2019, à Issy-les-Moulineaux, France ».

Résumé

Une entreprise sollicite le service interentreprises de santé au travail (SIST) dans le cadre de son projet de déménagement de son siège social, notamment sur son accessibilité. Nous développerons comment notre accompagnement a aidé l’entreprise à étudier les questions des conditions de travail, d’organisation, de conception des locaux et à prolonger sa réflexion en terme de qualité de vie au travail. Nous essayerons d’identifier les facteurs qui y ont contribué.

Comment avons-nous procédé ?

Les entretiens entre la direction, le CHSCT et les différents membres de l’équipe de santé au travail : médecin du travail, ergonome, technicien HSE, assistante en santé au travail, ont permis d’explorer les questions suivantes :

  • choix du lieu afin de faciliter la mobilité du personnel,
  • configuration des services, pour créer la synergie entre eux,
  • développement du travail en mode collaboratif,
  • prise en compte des autres activités : reprographie, courrier, accueil, restauration…

Cette réflexion sur la définition des besoins d’organisation a permis de faire évoluer le projet et de compléter le cahier des charges de la construction du bâtiment axé initialement sur le plan technique.

Quels sont les points marquants du projet ?

  • Mise en place d’une démarche participative : en amont du projet, les groupes de travail RH/managers associés à des ressources métiers permettent d’exprimer les besoins en synergie et en communication entre les différents services. A partir du macro-zoning défini, chaque manager peut préciser avec son équipe le micro zoning en concertation.
  • Information à destination des salariés tout au long du projet : maquette du bâtiment installée à l’accueil, diaporama de l’évolution du chantier, invitation à la pose de la première pierre, visites de chantier…
  • Préparation aux changements organisationnels : suppression de cloisons pour initier des espaces collaboratifs ; formation des managers à la gestion de projet, au management visuel ; réflexion sur le temps de travail (télétravail).

Cette démarche initiée dans les anciens locaux a permis aux salariés de vivre ce déménagement comme une opportunité, avec des locaux, désormais mieux adaptés à leur activité.

Suite au déménagement en mars 2018, l’équipe santé travail a collecté les premiers retours des salariés lors des entretiens médicaux, des réunions lors des CHSCT et des échanges avec les ressources humaines. Des visites de locaux et des observations de poste, notamment ceux ayant nécessité des aménagements antérieurs, ont permis d’ajuster les installations et de recueillir les ressentis. Ce travail a été fait en lien avec les services généraux.

Notre action a été rendue possible grâce à une relation de confiance construite au fil des années. Notre position d’interlocuteur externe avec une expertise et un regard neutre y a contribué, tout comme notre connaissance de l’entreprise.

Le SIST contribue à la politique régionale de santé travail en développant la prévention primaire et la promotion de la qualité de vie au travail. Cette expérience pourra être capitalisée et diffusée auprès des TPE/PME qui représentent 80% de nos adhérents.

Abstract : Well-being at work : How can occupational health services support a company during a change of premises and organization ?  

A company has requested the Occupational Healthcare Services (SIST) to be involved in the project of moving its headquarters. We will develop how our help during the process has pushed the company to make progress on the matter of working conditions, building layout and internal organization, and served as a basis for further discussion on overall quality of life at work. The factors that contributed to this are presented hereafter.

How did we proceed ?

Interviews with management, the CHSCT and members of the occupational healthcare services - occupational physician, ergonomist, HSE technician, occupational healthcare assistant - allowed to answer the following questions :

  • Choice of the site, to ease employee mobility
  • Configuration of the company departments to create synergies
  • Development of collaborative work
  • Fit with other internal activities : reprography, mail, reception, catering…

This reflection allowed the project to evolve and integrate a new dimension to the building specifications, which was originally more focused on the technical aspects than on employee well-being.

What were the highlights of the project ?

  • We implemented a collaborative approach : HR study groups and managers expressed a need for better synergy and communication between the teams. Once a macro-zoning plan favourable for more communication was set, each manager was able to decide with his team the micro-zoning.
  • Employees were informed of the progress during the whole project thanks to : the installation of a miniature model of the building at the reception, a slideshow of the evolution of the construction site, the invitation to the laying of the building’s first stone, site visits...
  • Upstream preparation to the upcoming organizational changes : removal of the interior partition to create collaborative spaces, training the managers to project management and visual management, reflection on working time (work from home).

This initiative started in the company’s ancient premises and allowed employees to view this move positively, and relish the opportunity to settle in premises more adapted to their professional activity.

Once the move was completed in March 2018, the occupational healthcare services collected employee feedback during medical visits, CHSCT meetings and discussion with HR services. Adjustments to the installations were made when necessary, thanks to visits to the new premises and observations within the new workplace, with particular interest set on the workstations that had previously required adjustment. This work was conducted in association with general services.

This project was made possible thanks to the trust that had been built over the years with this company. Our neutral ground and our expertise on the subject in addition to our knowledge of the company contributed heavily the success of our action.

The SIST contributes to regional occupational healthcare policy by developing primary prevention and promoting quality of life at work. We can capitalize on this experience to develop this approach to other small and medium sized businesses, which represent 80% of our members.